KOTA BIMA, MbojoNow — Wali Kota Bima bersama Wakil Wali Kota Bima menghadiri Rapat Koordinasi (Rakor) Bidang Kearsipan Pemerintah Kota Bima di Aula Parenta, Senin (26/10/2026). Kegiatan bertema “Membangun Budaya Tertib Kelola Arsip Daerah” itu menjadi upaya memperkuat pengelolaan arsip yang tertib, aman, dan berkelanjutan.
Rakor tersebut turut dihadiri Sekretaris Daerah Kota Bima, staf ahli, para asisten, kepala organisasi perangkat daerah (OPD), serta camat se-Kota Bima.
Dalam arahannya, Wali Kota menegaskan bahwa kearsipan merupakan bagian penting dari penyelenggaraan pemerintahan dan reformasi birokrasi. Arsip tidak hanya berfungsi sebagai dokumen administrasi, tetapi juga menjadi bukti pertanggungjawaban dan sumber informasi ketika dibutuhkan.
Ia mengapresiasi Dinas Perpustakaan Daerah dan Arsip beserta jajarannya yang terus mendorong perbaikan pengelolaan arsip. Penerapannya diharapkan menjangkau seluruh OPD hingga tingkat kecamatan dan kelurahan.
Tujuh Langkah Percepatan Pengelolaan Arsip
Dalam rakor tersebut, Wali Kota menyampaikan sejumlah kebijakan untuk mempercepat pembenahan kearsipan di lingkungan Pemerintah Kota Bima. Langkah-langkah itu mencakup:
- Menjadikan kearsipan sebagai prioritas reformasi birokrasi. Pengelolaan arsip perlu dipandang sebagai tanggung jawab penting perangkat daerah, bukan sekadar pekerjaan tambahan.
- Menyiapkan landasan hukum. Pemerintah Kota Bima berencana menerbitkan Peraturan Wali Kota tentang Gerakan Tertib Kelola Arsip Daerah sebagai dasar pelaksanaan kebijakan.
- Memenuhi kebutuhan tenaga kearsipan. BKPSDM bersama Dinas Perpustakaan dan Kearsipan diminta memetakan kebutuhan arsiparis serta mendukung pelatihan dan peningkatan kompetensi secara berkelanjutan.
- Mendukung sarana dan prasarana. BPKAD dan Bappeda diminta mendukung alokasi anggaran secara bertahap, mulai APBD Murni 2027, untuk ruang arsip, rak, kotak arsip, lemari arsip, dan sarana preservasi.
- Menata dan menyusutkan arsip sesuai ketentuan. Penataan arsip aktif dan inaktif serta pemindahan, pemusnahan, dan penyerahan arsip statis harus mengikuti peraturan dan Jadwal Retensi Arsip (JRA).
- Melakukan pemantauan dan evaluasi berkala. Dinas Perpustakaan dan Kearsipan diminta mengevaluasi tindak lanjut hasil audit sekurang-kurangnya setiap triwulan dan melaporkannya kepada Wali Kota melalui Sekda.
- Memasukkan hasil audit ke evaluasi kinerja OPD. Nilai Pengawasan Kearsipan Internal akan menjadi salah satu indikator evaluasi kinerja perangkat daerah. OPD dengan hasil baik akan mendapat apresiasi, sedangkan yang berkategori sangat kurang akan memperoleh pembinaan khusus.
Wali Kota meminta seluruh kepala OPD dan sekretaris perangkat daerah menindaklanjuti kebijakan tersebut agar pengelolaan arsip berjalan lebih baik. Ia juga mendorong persiapan penerapan arsip digital secara bertahap dan meminta perangkat daerah berkoordinasi dengan Sekretaris Daerah agar sistem kearsipan dapat terintegrasi.
“Saya minta komitmen seluruh Kepala OPD. Sekretaris masing-masing perangkat daerah agar menindaklanjuti dan memastikan pengelolaan kearsipan berjalan dengan baik. Kearsipan ini merupakan bagian dari reformasi birokrasi yang harus kita benahi bersama,” tegasnya.
Audit Kearsipan Dilakukan terhadap 15 OPD
Kepala Dinas Perpustakaan Daerah dan Arsip Kota Bima menjelaskan bahwa rakor tersebut dilaksanakan karena kearsipan berperan dalam pertanggungjawaban pemerintahan, penyediaan informasi, dan peningkatan kualitas pelayanan publik.
Sebagai bahan evaluasi, Pemerintah Kota Bima telah mengaudit kearsipan pada lima perangkat daerah pada 2025. Pada 2026, audit dilanjutkan terhadap sepuluh perangkat daerah. Hasil evaluasi menunjukkan bahwa penerapan pengelolaan kearsipan di sejumlah perangkat daerah masih perlu ditingkatkan.
Melalui rakor ini, pemerintah berharap seluruh perangkat daerah memiliki pemahaman dan komitmen yang sama serta menyepakati langkah konkret dan terukur untuk memperbaiki penyelenggaraan kearsipan di Kota Bima.
Sumber: DISKOMINFOTIK Kota Bima, “Wali Kota dan Wakil Wali Kota Bima Hadiri Rakor Kearsipan, Dorong Penguatan Tata Kelola Arsip Daerah”.