Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) Kota Bima melalui Tim Akuisisi Arsip Statis melakukan survei awal di Satuan Polisi Pamong Praja (Satpol PP) Kota Bima. Kegiatan ini bertujuan mengidentifikasi arsip yang memiliki nilai kesejarahan dan berpotensi menjadi bagian dari koleksi arsip statis pemerintah daerah.
Kedatangan tim DPAD disambut oleh Kepala Sub Bagian Kepegawaian Satpol PP Kota Bima. Pertemuan tersebut menjadi tahap awal untuk menelusuri dokumen yang perlu dipertahankan secara permanen sebagai rekaman perjalanan organisasi.
Penelusuran Mengacu pada Jadwal Retensi Arsip
Survei dilakukan dengan mengacu pada Peraturan Wali Kota Bima tentang Jadwal Retensi Arsip di lingkungan Pemerintah Kota Bima. Tim menelusuri jenis dan keberadaan arsip yang masa retensinya telah berakhir atau memiliki nilai guna yang perlu dipertahankan secara permanen.
Menindaklanjuti kegiatan tersebut, pihak Satpol PP menyatakan akan berkoordinasi dengan pengelola arsip dan bidang-bidang terkait untuk melakukan pemeriksaan lebih lanjut terhadap dokumen yang berpotensi menjadi target akuisisi.
Satpol PP juga meminta waktu untuk menginventarisasi arsip yang masih tersimpan di masing-masing bidang. Jika ditemukan hal yang belum jelas mengenai dokumen sasaran akuisisi, pihaknya akan menghubungi Tim Akuisisi Arsip Statis DPAD untuk mendapatkan penjelasan dan pendampingan.
Arsip Merekam Perjalanan Satpol PP
Arsip Satpol PP tidak hanya berfungsi sebagai dokumen administrasi, tetapi juga merekam kebijakan, kegiatan, serta perjalanan pelaksanaan tugas dalam menjaga ketertiban umum dan ketenteraman masyarakat di Kota Bima.
Melalui kerja sama DPAD dan Satpol PP, penelusuran serta akuisisi arsip statis diharapkan dapat berlangsung secara bertahap dan terarah. Upaya ini ditujukan untuk menyelamatkan dokumen bernilai sejarah agar dapat dikelola sebagai bagian dari memori kolektif Pemerintah Kota Bima.