MBOJONOW – Dinas Perpustakaan dan Arsip Daerah (DPAD) Kota Bima melalui Tim Akuisisi Arsip Statis melakukan penelusuran arsip di Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Kota Bima. Kegiatan ini bertujuan mengidentifikasi dokumen yang memiliki nilai kesejarahan dan berpotensi menjadi arsip permanen.
Kedatangan tim DPAD disambut oleh Kepala Sub Bagian Kepegawaian BPBD Kota Bima. Pertemuan tersebut menjadi langkah awal untuk memeriksa keberadaan arsip yang dapat diselamatkan sebagai bagian dari khazanah arsip statis Pemerintah Kota Bima.
Penelusuran Mengacu pada Jadwal Retensi Arsip
Dalam survei awal, tim mengacu pada Peraturan Wali Kota Bima tentang Jadwal Retensi Arsip di lingkungan Pemerintah Kota Bima. Penelusuran difokuskan pada arsip yang berdasarkan masa retensinya telah memiliki nilai guna kesejarahan dan berpotensi ditetapkan sebagai arsip permanen.
Pihak BPBD merespons kegiatan tersebut secara positif. Kasubbag Kepegawaian BPBD menyampaikan bahwa hasil pertemuan akan ditindaklanjuti melalui koordinasi dengan bidang-bidang di lingkungan BPBD.
Koordinasi diperlukan untuk menelusuri arsip yang tersimpan di masing-masing bidang sekaligus memastikan keberadaan dokumen yang menjadi sasaran akuisisi.
BPBD Lanjutkan Penelusuran Arsip
BPBD Kota Bima juga meminta waktu untuk melakukan penelusuran lebih lanjut. Jika ditemukan hal yang belum jelas, terutama terkait jenis arsip yang menjadi target akuisisi, pihak BPBD akan menghubungi Tim Akuisisi Arsip Statis DPAD untuk memperoleh penjelasan dan pendampingan.
Kerja sama ini menjadi bagian dari upaya menata pengelolaan arsip sekaligus menyelamatkan rekaman perjalanan penanggulangan bencana di Kota Bima. Arsip tersebut berpotensi menjadi sumber informasi mengenai peristiwa, kebijakan, dan langkah pemerintah dalam memberikan pelayanan kepada masyarakat.
Melalui sinergi DPAD dan BPBD Kota Bima, penelusuran dan akuisisi diharapkan berlangsung secara bertahap agar arsip bernilai sejarah dapat ditemukan, dilindungi, dan dipelihara sebagai memori kolektif pemerintah daerah.